Một trong những công việc chuyên môn tiêu biểu nhất của một người làm công việc Quan hệ Công chúng phải kể đến hẳn là viết: viết Thông cáo Báo chí, viết bài Editorial, bài Advertorial… Trong đó nổi bật là Thông cáo Báo chí, đây được xem là một văn bản chính thống nhất, thông tin chuẩn xác nhất từ một doanh nghiệp, tổ chức công bố ra bên ngoài công chúng mỗi khi có những sự kiện quan trọng cần bố cáo.
- Doanh nghiệp gởi Thông cáo Báo chí khi nào?
Có một số lý do tiêu biểu, phổ biến khi doanh nghiệp muốn phát hành Thông cáo Báo chí:
- Khi muốn ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới; khi khai trương chi nhánh mới muốn thu hút sự chú ý của truyền thông
- Có những chiến dịch xây dựng thương hiệu, muốn giới thiệu thương hiệu đến công chúng nhiều hơn.
- Hay thậm chí khi có những thông tin quan trọng cần đính chính, doanh nghiệp sẽ dùng Thông cáo Báo chí để cung cấp những thông tin chính thống, đúng đắn.
Ví dụ: AIM Academy sẽ khai trương trung tâm đào tạo thực tế các môn học về ngành Marketing & Communication chi nhánh 2 tại Hà Nội vào tháng 9/2021. Như vậy, sự kiện mà AIM Academy muốn công chúng biết đến chính là việc trung tâm đào tạo này khai trương chi nhánh 2 tại Hà Nội, nhằm nâng cao danh tiếng và thu hút học viên ở khu vực miền Bắc.
2. Mối liên hệ giữa Thông cáo Báo chí và bản tin lên báo
Có thể nói sự kiện doanh nghiệp chính là nguồn của bản tin trên báo, bởi những bài viết trên mặt báo đều phải dựa vào những sự kiện, sự việc có thật trong đời sống xã hội, trong doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để tạo ra một bản tin báo từ sự kiện trong doanh nghiệp của bạn? Ý ở đây là thể hiện sự chủ động của Doanh nghiệp trong việc tạo ra tin tức, tiếp cận báo chí thay vì để mình ở thế bị động. Như vậy, Thông cáo Báo chí có thể phát huy tối đa vai trò trong những trường hợp này. Từ Thông cáo Báo chí, doanh nghiệp có thể khéo léo lồng ghép những thông tin mình muốn truyền tải đến với giới báo chí một cách chính thức.
Tuy nhiên cũng cần lưu rằng, mỗi tuần một toà soạn báo thông thường có thể nhận hàng chục hoặc hàng trăm bản Thông cáo Báo chí, và không phải bản nào cũng được chuyển thành bản tin và đăng tải trên báo, mà phần lớn đều được cất rất kĩ trong hộc tủ. Lý do là vì thông tin từ những doanh nghiệp này không chuẩn, không đầy đủ, không hấp dẫn, không đủ dữ liệu thuyết phục, không có giá trị để khai thác.
Vậy hãy đọc phần bên dưới để biết thế nào là viết chuẩn, đẩy đủ và hấp dẫn nhé.
“Có thể nói sự kiện doanh nghiệp chính là nguồn của bản tin trên báo, bởi những bài viết trên mặt báo đều phải dựa vào những sự kiện, sự việc có thật trong đời sống xã hội, trong doanh nghiệp.”
My Dương
3. Kỹ thuật viết một bản tin, bài báo
Khi chưa được hướng dẫn, những người mới vào nghề đều viết Thông cáo Báo chí như viết văn, có mở bài – thân bài – kết luận như thời còn đi học. Và tất nhiên, Thông cáo Báo chí không phải là một bài văn, không có mở bài, cũng không có kết luận; cần viết thẳng vào nội dung chính và cung cấp cho người đọc những thông tin rõ ràng, cụ thể.
3.1 Công thức 5W + H:
Một bản tin hay một Thông cáo Báo chí tốt là khi đọc vào nắm ngay được những nội dung cơ bản, chính yếu nhất như sự kiện của ai, diễn ra ở đâu, diễn ra khi nào, hậu quả/ kết quả ra sao… Còn nếu đã đọc đến hơn 1/2 bản Thông cáo Báo chí nhưng người đọc vẫn không thể nắm được bản tin muốn nói điều gì, thì đó là một bản tin dở, không thể đăng tải được.
Để giải quyết điều này rất đơn giản, chỉ cần người viết bám sát công thức 5W + H, nghĩa là:
When: Khi nào diễn ra?; Where: Diễn ra ở đâu?; What: Sự kiện gì? Có tính chất ra sao?; Who: Ai? Liên quan đến ai?; Why: Tại sao lại có sự kiện này?; How: Sự kiện, sự việc diễn ra như thế nào?
Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng 9 năm 2021 – Trung tâm đào tạo thực tế các môn học về ngành Marketing & Communication AiM Academy (AIM Academy) khánh thành chi nhánh 2 tại địa chỉ số 80 đường Trần Nhân Tông, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội nhằm mang đến môi trường “Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp” cho các học viên sống tại Hà Nội và các tỉnh phía bắc.
Ban Giáo vụ trung tâm AiM Academy đã chiêu mộ đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực Truyền thông Marketing cũng như cung cấp hệ thống khoá học đa dạng đã được nghiên cứu và thử nghiệm thời gian dài. Trung tâm hứa hẹn sẽ là điểm đến học tập chất lượng, xứng đáng là sự lựa chọn hàng đầu cho những ai tìm kiếm kiến thức hữu ích, mở ra những cơ hội công việc mới.
Phân tích ví dụ: When: tháng 9 năm 2021; Where: số 80 đường Trần Nhân Tông, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội; What: AiM Academy khánh thành chi nhánh 2 tại Hà Nội; Who: AiM Acedemy, các học viên sống tại Hà Nội và các tỉnh miền bắc; Why: mang đến môi trường “Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp” cho học viên; How: cụm thông tin diễn giải chi tiết ở đoạn 2.
3.2 Cách đặt tiêu đề của một bản tin báo chí:
Mỗi bài Thông cáo Báo chí hay bản tin đều có tên tiêu đề, hay chuyên ngành báo chí thường gọi là “tít”. “Tít” là một bộ phận quan trọng của toàn bộ bài viết, luôn được viết chữ lớn, đặt ở vị trí bắt mắt nhất và mang nhiệm vụ thu hút sự chú ý của người đọc. Tít bài sẽ quyết định người đọc lựa chọn đọc hay không đọc bài báo đó, nếu tít bài nhàm chán không thu hút thì cũng sẽ không ai đọc đến nội dung bên dưới dù thông tin có giá trị thế nào.
- Một số gợi ý trong việc đặt tiêu đề:
- Tít cần xúc tích, dễ hiểu, gói gọn khoảng 11 từ
- Tít không cần phải là một câu hoàn chỉnh đủ chủ ngữ, vị ngữ, điểm mấu chốt là phải chứa được thông tin quan trọng nhất mà tác giả muốn truyền tải
- Tít nên chứa thông tin cụ thể, có số liệu càng tốt, không nên viết chung chung; nên chứa từ ngữ khơi gợi sự tò mò
- Nếu nội dung dài, có nhiều mục nhỏ thì nên có tít phụ, từ chuyên môn là sub-headline
3.3 Tính chính xác và có thật của sự kiện:
Khi doanh nghiệp cung cấp thông tin cho báo giới thông qua bản Thông cáo Báo chí thì điều đầu tiên và quan trọng nhất cần đảm bảo tính là TÍNH ĐÚNG ĐẮN và TÍNH ĐẦY ĐỦ của thông tin. Nếu vì một lý do nào đó mà doanh nghiệp cung cấp thông tin không chính xác, báo giới dùng thông tin ấy đăng tải mà không kiểm chứng thì trở thành giả dối, lừa bịp, ảnh hưởng đến quyền lợi và sự tín nhiệm của người đọc.
Trên thực tế hẳn các bạn từng đọc thấy nhiều tin tức trên báo do một số doanh nghiệp có hành vi chơi xấu trong kinh doanh công bố những thông tin không chính xác nhằm “dìm” đối thủ, cánh báo chí nếu không có bước kiểm nghiệm mà vội vàng đăng tải sẽ làm ảnh hưởng những doanh nghiệp chẳng may bị nhắc đến. Nếu có bước đăng thông tin đính chính cũng không chắn công chúng đã đọc được, thậm chí đọc được chưa chắc họ đã tin.
Vì vậy có thể nói đảm bảo tính chính xác và có thật của sự kiện trong các Thông cáo Báo chí và tin báo chính là thể hiện đạo đức nghề nghiệp của người làm truyền thông và phóng viên báo đài.
3.4 Mô hình Kim tự tháp ngược của bản tin báo chí:
Theo những thống kê về thói quen tiếp nhận thông tin người đọc, thông thường sẽ chỉ đọc tập trung 1/3 thông tin bên trên của một mẫu nội dung, chính vì vậy mô hình này cũng được khái lược dựa trên nguyên lý này. Cụ thể là những thông tin quan trọng nhất sẽ được thể hiện dày đặc ở phần trên của bản tin, càng về cuối sẽ càng ít quan trọng.
Áp dụng theo nguyên tắc này, khi viết Thông cáo Báo chí bạn cũng nên áp dụng triệt để mô hình này, vậy thì khi biên tập tin bài, biên tập viên chỉ cần cắt bớt những nội dung bên dưới và vẫn đảm bảo những phần chi tiết, thông tin quan trọng.
Nguyên tắc của mô hình Kim tự tháp:
- Những nội dung quan trọng nhất, thu hút nhất đưa lên ngay đầu bài viết
- Tít bài viết nằm trên cùng, chứa thông tin chính
- Càng về bên dưới tính quan trọng của thông tin càng giảm dần
- Nội dung bên dưới cùng không cần là kết luận mà nên tăng cường thông tin so sánh, tư liệu
3.5 Ảnh dùng kèm:
Như chia sẻ chi tiết bên trên, thông tin cần đảm bảo theo công thức 5W + H thì một bức ảnh dùng để minh hoạ nội dung cũng cần lồng ghép được tính chất 5H + H vào trong bức ảnh đó.
Trở lại ví dụ bên trên của chúng ta, thông tin ghi AIM Academy sẽ khai trương trung tâm đào tạo thực tế các môn học về ngành Marketing & Communication chi nhánh 2 tại Hà Nội vào tháng 9/2021, như vậy tấm ảnh minh hoạ tối ưu nhất trong trường hợp này chính là được chụp ngay tại sự kiện đó để người xem thấy được tính xác thực, tính cập nhật của sự kiện, như vậy sẽ hoàn toàn thuyết phục độc giả.
Một số lưu ý khi chụp và chọn ảnh đi tin kèm Thông cáo Báo chí:
- Phải có chú thích đi kèm rõ ràng, diễn giải cho nội dung bên trong, nếu có các nhân vật quan trọng thì cần ghi chú
- Khi chụp cần xác định được chủ thể, chủ điểm của tấm ảnh; có mục đích, mục tiêu rõ ràng; không chụp đại, chụp cho có
- Chụp nhiều tấm, nhiều góc độ: chụp xa để lấy cảnh bao quát, chụp gần để đặc tả, chụp nhiều ảnh để bổ trợ nội dung cho nhau.
- Chụp nhiều ảnh nên lưu trữ lại dù chỉ dùng 1,2 tấm tốt nhất; ảnh này sẽ được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau về sau.
- Ảnh trước khi đăng tải nên được xử lý về màu sắc, độ sáng, sắc nét để phát huy hết công năng bổ trợ cho bài viết.
- Ảnh nên rõ, đẹp, bố cục cân đối, dung lượng lớn để có các xử lý, in ấn khi cần.
Bài viết thuộc chuỗi bài đăng “Góc chuyên gia” trên trang AIM Academy.
Tác giả bài viết: My Dương – Marketer, Trainer & Writer
